ایمکا

تعريف تنظيم در بايگانی : نحوه چيدمان و قرار دادن پرونده ها را در قفسه های بايگانی،بايگاني ريلي مکانيکي، کمد بايگاني، بايگاني ريلي اتوماتيک، سيستم بايگاني، قفسه ثابت، سیستم بایگانی ریلی اتوماتیک، سیستم بایگانی ریلی، خرید قفسه، سیستم بایگانی ریلی مکانیکی،کمد بایگانی ریلی،قفسه ریلی،قفسه مکانیکی، فایل ریلی بایگانی وارش،فایل ریلی، فایل بایگانی، فایل بایگانی ریلی، یونیت بایگانی، یونیت ریلی، یونیت ، یونیت ریلی بایگانی، زونکن ،فایل باکس، زونکن، فایل باکس، پوشه، کلاسور، سیستم بایگانی، سند بایگانی، شرکت وارش، قفسه بایگانی، زونکن مخصوص، زونکن قابل شستشو،زونکن با عمر بالا، فایل باکس وارش، فایل باکس ضد خش، فایل باکس قابل شستشو،کمد ریلی، سیستم ریلی، فایل ریلی وارش، قفسه ریلی وارش، کمد ریلی وارش، سیستم ریلی،یونیت ریلی وارش، قفسه ثابت وارش،قفسه مجری وارش،کمد ثابت وارش،کمد مجری وارش، سیستم بایگانی وارش،قفسه ریلی بایگانی اتوماتیک،کمد ریلی بایگانی اتوماتیک،سیستم ریلی بایگانی اتوماتیک،یونیت ریلی بایگانی اتوماتیک،فایل ریلی بایگانی اتوماتیک،کمد ریلی بایگانی،قفسه ریلی بایگانی،سیستم ریلی بایگانی، فایل ریلی بایگانی،یونیت ریلی بایگانی، کمد بایگانی ریلی ،قفسه بایگانی ریلی، سیستم بایگانی ریلی،یونیت بایگانی ریلی، فایل بایگانی ریلی تنظيم گويند. روشهای تنظيم با توجه به عملكرد و نياز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسيم می گردد كه عمده ترين آنها عبارتند از :

-1 روش الفبائی ساده و مركب
-2 روش شماره گذاری متوالی سريال ) محض يا ترتيب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راه نما )
-3 روش جغرافيايی
-4 روش عنوانی
-5 روش شماره گذاری موضوعی يا مركب
-6 روش شماره گذاری تاريخی
-7 روش شماره گذاری محدود يا مقطع
-8 روش شماره گذاری كارتن - جزوه دان
-9 روش شماره گذاری اعشاری يا دسيمال
-10 روش شماره گذاری تلفيقی

-1 روش الفبائی ساده و مركب:
در اين روش، پرونده ها به ترتيب حروف الفبای عنوان پرونده ها در قفسه های بايگانی چيده می شوند .اين روش، بخصوص در بايگانی كاركنان (پرسنلی) كاربرد زيادی دارد ولی در بايگانی مكاتبات موضوعی نيز می توان از آن استفاده كرد .
از مهم ترين مزايای روش تنظيم الفبائی، اين است كه با روش تشكيل پرونده هماهنگی دارد و راه دسترسی به آن ساده تر می باشد؛ ولی از معايب آن، اين است كه با تشكيل پرونده جديد در محل بايگانی پرونده های قبلی جابجائی به وجود خواهد آمد.
-2 روش شماره گذاری متوالی محض :
در اين روش، به هريك از پرونده ها به ترتيب تشكيل آنها، شماره ای اختصاص می يابد و در فهرست مخصوص پروند ه ها آورده می شود؛ آنگاه پرونده ها بر همين اساس در قفسه های بايگانی،بايگاني ريلي مکانيکي، کمد بايگاني، بايگاني ريلي اتوماتيک، سيستم بايگاني، قفسه ثابت، سیستم بایگانی ریلی اتوماتیک، سیستم بایگانی ریلی، خرید قفسه، سیستم بایگانی ریلی مکانیکی،کمد بایگانی ریلی،قفسه ریلی،قفسه مکانیکی، فایل ریلی بایگانی وارش،فایل ریلی، فایل بایگانی، فایل بایگانی ریلی، یونیت بایگانی، یونیت ریلی، یونیت ، یونیت ریلی بایگانی، زونکن ،فایل باکس، زونکن، فایل باکس، پوشه، کلاسور، سیستم بایگانی، سند بایگانی، شرکت وارش، قفسه بایگانی، زونکن مخصوص، زونکن قابل شستشو،زونکن با عمر بالا، فایل باکس وارش، فایل باکس ضد خش، فایل باکس قابل شستشو،کمد ریلی، سیستم ریلی، فایل ریلی وارش، قفسه ریلی وارش، کمد ریلی وارش، سیستم ریلی،یونیت ریلی وارش، قفسه ثابت وارش،قفسه مجری وارش،کمد ثابت وارش،کمد مجری وارش، سیستم بایگانی وارش،قفسه ریلی بایگانی اتوماتیک،کمد ریلی بایگانی اتوماتیک،سیستم ریلی بایگانی اتوماتیک،یونیت ریلی بایگانی اتوماتیک،فایل ریلی بایگانی اتوماتیک،کمد ریلی بایگانی،قفسه ریلی بایگانی،سیستم ریلی بایگانی، فایل ریلی بایگانی،یونیت ریلی بایگانی، کمد بایگانی ریلی ،قفسه بایگانی ریلی، سیستم بایگانی ریلی،یونیت بایگانی ریلی، فایل بایگانی ریلی چيده می شوند. مسلماً راه دسترسی به اين پرونده ها، در مرحله اول مراجعه به فهرست پرونده ها و سپس به قفسه های بايگانی می باشد. از مزايای اين روش، تنظيم پرونده ها در قفسه های بايگانی بدون نگرانی از جابجائی آنها در آينده می باشد؛ ولی از معايب آن، طولانی شدن مسير دسترسی به پرونده ها می باشد. در اين روش فقط شماره ی پرونده يا شماره سند ملاك تنظيم است. كه بيشتر در بايگانی حسابداري اسناد هزينه، بانك ها، پرونده ی اشتراك آب و برق و تلفن يا در بايگانی خودروها كاربرد دارد.
-3 روش جغرافيائی :
در اين روش، پرونده ها بر اساس محل جغرافيائی خود در قفسه های بايگانی چيده می شوند . كاربرد اين شيوه، بيش تر در اداراتی است كه ارتباط زيادی با مراكز استان ها و شهرستان ها دارند .
در اين طريق نيز، راه دسترسی به پرونده ها آسان می باشد ولی به دليل آنكه پرونده ها با عناوين و موضوعات مشابه، به دفعات مكرر جهت استان ها و مراكز مختلف تشكيل می گردد، بر حجم بايگانی افزوده خواهد شد.
-4 روش عنوانی پرونده ها :
در اين روش (كه رايج ترين شيوه تنظيم پرونده ها در دستگاهه ای دولتی است) ملاك چيدمان پرونده ها در قفسه های بايگانی،بايگاني ريلي مکانيکي، کمد بايگاني، بايگاني ريلي اتوماتيک، سيستم بايگاني، قفسه ثابت، سیستم بایگانی ریلی اتوماتیک، سیستم بایگانی ریلی، خرید قفسه، سیستم بایگانی ریلی مکانیکی،کمد بایگانی ریلی،قفسه ریلی،قفسه مکانیکی، فایل ریلی بایگانی وارش،فایل ریلی، فایل بایگانی، فایل بایگانی ریلی، یونیت بایگانی، یونیت ریلی، یونیت ، یونیت ریلی بایگانی، زونکن ،فایل باکس، زونکن، فایل باکس، پوشه، کلاسور، سیستم بایگانی، سند بایگانی، شرکت وارش، قفسه بایگانی، زونکن مخصوص، زونکن قابل شستشو،زونکن با عمر بالا، فایل باکس وارش، فایل باکس ضد خش، فایل باکس قابل شستشو،کمد ریلی، سیستم ریلی، فایل ریلی وارش، قفسه ریلی وارش، کمد ریلی وارش، سیستم ریلی،یونیت ریلی وارش، قفسه ثابت وارش،قفسه مجری وارش،کمد ثابت وارش،کمد مجری وارش، سیستم بایگانی وارش،قفسه ریلی بایگانی اتوماتیک،کمد ریلی بایگانی اتوماتیک،سیستم ریلی بایگانی اتوماتیک،یونیت ریلی بایگانی اتوماتیک،فایل ریلی بایگانی اتوماتیک،کمد ریلی بایگانی،قفسه ریلی بایگانی،سیستم ریلی بایگانی، فایل ریلی بایگانی،یونیت ریلی بایگانی، کمد بایگانی ریلی ،قفسه بایگانی ریلی، سیستم بایگانی ریلی،یونیت بایگانی ریلی، فایل بایگانی ریلی فقط عنوان مكاتبه آنها خواهد بود (مانند عنوان واحد، مديريت و وزارتخانه و ...) ؛ اگر چه راه دسترسی به اين پرونده ها آسان می باشد،ولی مانند تنظيم جغرافيائی ، پروند ه ها به دفعات مكرر تشكيل می شوند و بر حجم بايگانی افزوده خواهد شد.
5- روش شماره گذاری موضوعی يا مركب :
در اين روش ، پرونده ها بر اساس موضوعات مورد مكاتبه، در قفسه های بايگانی،بايگاني ريلي مکانيکي، کمد بايگاني، بايگاني ريلي اتوماتيک، سيستم بايگاني، قفسه ثابت، سیستم بایگانی ریلی اتوماتیک، سیستم بایگانی ریلی، خرید قفسه، سیستم بایگانی ریلی مکانیکی،کمد بایگانی ریلی،قفسه ریلی،قفسه مکانیکی، فایل ریلی بایگانی وارش،فایل ریلی، فایل بایگانی، فایل بایگانی ریلی، یونیت بایگانی، یونیت ریلی، یونیت ، یونیت ریلی بایگانی، زونکن ،فایل باکس، زونکن، فایل باکس، پوشه، کلاسور، سیستم بایگانی، سند بایگانی، شرکت وارش، قفسه بایگانی، زونکن مخصوص، زونکن قابل شستشو،زونکن با عمر بالا، فایل باکس وارش، فایل باکس ضد خش، فایل باکس قابل شستشو،کمد ریلی، سیستم ریلی، فایل ریلی وارش، قفسه ریلی وارش، کمد ریلی وارش، سیستم ریلی،یونیت ریلی وارش، قفسه ثابت وارش،قفسه مجری وارش،کمد ثابت وارش،کمد مجری وارش، سیستم بایگانی وارش،قفسه ریلی بایگانی اتوماتیک،کمد ریلی بایگانی اتوماتیک،سیستم ریلی بایگانی اتوماتیک،یونیت ریلی بایگانی اتوماتیک،فایل ریلی بایگانی اتوماتیک،کمد ریلی بایگانی،قفسه ریلی بایگانی،سیستم ریلی بایگانی، فایل ریلی بایگانی،یونیت ریلی بایگانی، کمد بایگانی ریلی ،قفسه بایگانی ریلی، سیستم بایگانی ریلی،یونیت بایگانی ریلی، فایل بایگانی ریلی چيده می شوند .
روش تنظيم موضوعی، از سه طريق امكان پذير است : شماره ای ، الفبائی و تنظيم شناس های (البته به صورت تلفيقی با عناوين ديگر نيز امكان پذير است.) تنظيم موضوعی ، الفبائی و شماره ای در بايگانی هائی با حجم كم ، به دليل احاطه كامل بايگان به تمام پرونده ها ، كاربرد دارد ولی در بايگانی های وسيع، به دليل حجم انبوه پروند ه ها ، فقط می توان از تنظيم موضوعی - شناسه ای استفاده كرد.
تنظيم موضوعی - شناسه ای ، مستلزم انجام مقدماتی می باشد كه عبارتند از :
تهيه فهرست موضوعی ، تعيين سر فصل ها ، تعيين موضوعات اصلی ، تعيين موضوعات فرعی و اختصاص شناسه به همه موضوعات.
با توجه به مفهوم پرونده ، به نظر می رسد تنها روش اصولی جهت تشكيل پرونده ، استفاده از موضوع باشد .
تعريف موضوع در مكاتبات اداری: موضوع ، علت وجودی مكاتبه و نشانه انجام كار است كه در قالب نامه ، درخواست يا مورد اقدام قرار مي گيرد.
به عبارت ديگر موضوع ، منظور اصلی نگارنده نامه را بيان می كند.
مزايای تشكيل پرونده موضوعی :
-1 كامل است ؛ برای كليه مكاتبات قابل اجراست .
-2 انعطاف پذير است؛ دارای قابليت افزايش و يا كاهش عنوان ها و موضوعات می باشد.
-3 محدود كننده است؛ عنوان های موضوعی انتخابی مشابه هم نيستند و يا تداخل ندارند .
-4 دقيق است ؛ به نحوی كه هر موضوع به دقت و راحتی قابل تشخيص و شناسائی می باشد .
-5 قابليت كاربری در سامانه ماشينی را دارا است ؛ اين روش، بدون كوچك ترين تغييری قابل انتقال از شيوه دستی به ماشينی می باشد.
-6 تخصصی بودن كار بايگانی؛ اجرای اين روش، مستلزم داشتن تخصص و آموزش علمی و كاربردی می باشد.
-7 از انجا كه موضوع سوابق (پرونده ها)، عامل مهمی در ارزشيابی پرونده های جاری و نيمه جاری است ، انتقال پرونده ها از بايگانی جاری به نيمه جاری به آسانی ميسر می باشد و در آزاد سازی فضای بايگانی جاری، عامل مؤثری به شمار می رود.
-8 به سهولت برای اسناد و پرونده ها می توان مدت زمان نگهداری تعيين نمود .
-9 امحای اوراق و انتقال اسناد به آرشيو ملی ميسر است .
-6 روش شماره گذاری تاريخی :
اساس طبقه بندی مكاتبات در روش تاريخی، زمان ايجاد، مراجعه و يا تعقيب پرونده يا سند مورد نظر می باشد. بنابراين اسناد و پرونده هايی كه ملاك مراجعه به آن ها ، سال ، ماه ، هفته يا روز است، تنظيم و بايگانی،بايگاني ريلي مکانيکي، کمد بايگاني، بايگاني ريلي اتوماتيک، سيستم بايگاني، قفسه ثابت، سیستم بایگانی ریلی اتوماتیک، سیستم بایگانی ریلی، خرید قفسه، سیستم بایگانی ریلی مکانیکی،کمد بایگانی ریلی،قفسه ریلی،قفسه مکانیکی، فایل ریلی بایگانی وارش،فایل ریلی، فایل بایگانی، فایل بایگانی ریلی، یونیت بایگانی، یونیت ریلی، یونیت ، یونیت ریلی بایگانی، زونکن ،فایل باکس، زونکن، فایل باکس، پوشه، کلاسور، سیستم بایگانی، سند بایگانی، شرکت وارش، قفسه بایگانی، زونکن مخصوص، زونکن قابل شستشو،زونکن با عمر بالا، فایل باکس وارش، فایل باکس ضد خش، فایل باکس قابل شستشو،کمد ریلی، سیستم ریلی، فایل ریلی وارش، قفسه ریلی وارش، کمد ریلی وارش، سیستم ریلی،یونیت ریلی وارش، قفسه ثابت وارش،قفسه مجری وارش،کمد ثابت وارش،کمد مجری وارش، سیستم بایگانی وارش،قفسه ریلی بایگانی اتوماتیک،کمد ریلی بایگانی اتوماتیک،سیستم ریلی بایگانی اتوماتیک،یونیت ریلی بایگانی اتوماتیک،فایل ریلی بایگانی اتوماتیک،کمد ریلی بایگانی،قفسه ریلی بایگانی،سیستم ریلی بایگانی، فایل ریلی بایگانی،یونیت ریلی بایگانی، کمد بایگانی ریلی ،قفسه بایگانی ریلی، سیستم بایگانی ریلی،یونیت بایگانی ریلی، فایل بایگانی ریلی می گردند.
-7 روش شماره گذاري محدود يا مقطع :
يك سری از پرونده های مرتبط بدون توجه به شماره های سری قبلی شماره گذاری می شوند.
8-روش شماره گذاری كارتن - جزوه دان :
در اين روش پرونده ها بر اساس شماره های كارتن ها و جزوه دان ها نامگذاری می شوند.
-9 روش شماره گذاری اعشاری يا دسيمال :
از رقم های اعشاربرای تعئين طبقات و موقعيت های اصلی و فرعی پرونده ها استفاده می شود.
10-روش شماره گذاری تلفيقی :
تلفيقی از روش های فوق.